Aufgaben mit OnOffice synchronisieren

Aufgaben mit OnOffice synchronisieren

Ihre Aufgaben in der App werden automatisch mit OnOffice synchronisiert — Ihrem CRM-System. Das bedeutet:

• Neue Aufgaben in OnOffice erscheinen automatisch im Board
• Verschieben Sie eine Aufgabe im Board, wird der Status in OnOffice aktualisiert
• Erledigen Sie eine Aufgabe, wird sie auch in OnOffice als erledigt markiert

Was wird synchronisiert?

App	↔	OnOffice
Aufgaben-Status (Nicht begonnen, In Bearbeitung, etc.)	→	Aktivitätstyp-Status
Betreff	→	Betreff
Beschreibung	→	Notiz
Fälligkeitsdatum	→	Datum
Zugewiesener Makler	→	Bearbeiter

Aktivierung

Die OnOffice-Synchronisation ist standardmäßig aktiviert. Die Verbindung wird im Admin-Bereich konfiguriert.

Falls die Synchronisation nicht funktioniert, prüfen Sie im Admin-Bereich, ob die OnOffice-Verbindung aktiv und die API-Zugangsdaten gültig sind.

Typische Workflows

Workflow: Neue Mietanfrage

1. Interessent sendet eine Mietanfrage per E-Mail
2. Die E-Mail wird vom System klassifiziert und erkannt
3. Automatisch wird eine Aufgabe “Mietanfrage bearbeiten” erstellt
4. Die Aufgabe erscheint im Board und in OnOffice
5. Sie verschieben die Aufgabe von “Nicht begonnen” nach “In Bearbeitung”
6. OnOffice zeigt den entsprechenden Status

Workflow: Nachfassaktion

1. Nach einer Besichtigung erstellen Sie eine Aufgabe “Nachfassung Kunde XY”
2. Diese Aufgabe wird an den zuständigen Makler zugewiesen
3. Der Makler verschiebt die Aufgabe nach “Erledigt”, sobald er den Kunden kontaktiert hat
4. OnOffice wird automatisch aktualisiert

Bidirektionale Synchronisation

Die Synchronisation funktioniert in beide Richtungen:

• App → OnOffice: Alle Änderungen im Board werden übertragen
• OnOffice → App: Neue oder geänderte Aufgaben in OnOffice erscheinen im Board

Dadurch können Sie und Ihr Team sowohl in der App als auch direkt in OnOffice arbeiten — die Systeme bleiben immer synchron.

Konfliktbehandlung

Wenn eine Aufgabe gleichzeitig in beiden Systemen geändert wird (z.B. Status in App, Beschreibung in OnOffice), gilt:

• Status wird aus der App bevorzugt
• Beschreibung wird aus dem zuletzt aktualisierten System übernommen